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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOBD) 2015

Die Finanzbehörde hat mit einem ausführlichen Erlass vom 14.11.2014 Grundsätze für die ordnungsmäßige Buchführung im Hinblick auf den zunehmenden Einsatz von IT bei der Buchführung aufgestellt und die bisherigen Grundsätze z.T. konkretisiert und verschärft.

Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie gelten ab dem 01.01.2015.

Die GoBD müssen von allen Unternehmern beachtet werden. Sie gelten somit nicht nur für die doppelte Buchführung, sondern explizit auch für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten, z. B. auch für Einnahmenüberschussrechner. Die GoBD beziehen sich außerdem auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Taxameter, elektron. Waagen, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Dokumenten-Management-System (Rz.20)). Aufzeichnungen, die nach anderen Gesetzen vorgeschrieben sind, müssen auch für das Finanzamt aufbewahrt werden (Rz 3).

Egal in welcher Form, bei der Führung von Büchern sind folgende Anforderungen zu beachten:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Um was geht es konkret?

  1. Aufbewahrungspflicht von Unterlagen (Rz 5-6 und 130-141)
    aufbewahrungspflichtig sind alle Unterlagen, die für die Besteuerung und Überprüfung im Einzelfall von Bedeutung sind: in Papierform, Daten, Datensätze, elektron. Dokumente.
    nicht: reine Entwürfe von Handelsbriefen, wenn diese nicht abgesandt wurden

  2. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Rz 30-35)
    die Buchungen/Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein (Rz 31).
    Es muss eine progessive Prüfung vom Beleg zur Buchung und retrograde Prüfung von der Buchung zum Beleg möglich sein (Rz 33 und Rz 71-74).

  3. Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (Rz 36-60)
    vollzählige und lückenlose Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle incl. Inhalt des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners (Rz 37).
    Ausnahmen: branchenspezifisch entbehrliche Aufzeichnungen im Einzelhandel bei Bargeschäften unter 15.000 € (Rz 39). Werden Einzelaufzeichnungen über diese Geschäfte aber tatsächlich technisch und praktisch geführt, so sind sie aufzubewahren. Die lückenlose Erfassung ist durch technische und organisatorische Kontrollen sicherzustellen (Rz. 40).

  4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Rz 45-52)
    Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen aufzuzeichnen.
    Waren- und Kostenrechnungen, die nicht innerhalb von 8 Tagen nach Rechnungseingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig (Geschäftsfreundebuch, Personenkonten) erfasst werden. Die Fristen gelten als eingehalten, wenn eine permanente, geordnete Ablage der Belege z.B. in einem Ordner eingerichtet ist (Rz 46 und 50-52).

  5. Belegwesen (Rz 61-66)
    Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie zu belegen; ggf. muss ein Eigenbeleg erstellt werden.  Die Belegfunktion ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (Rz 61). Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung auf dem Papierbeleg oder durch eine Verknüpfung der Buchung mit dem elektron. Beleg erforderlich (Rz 64). Die Notwendigkeit der Kontierung kann ausnahmsweise entfallen, wenn durch organisatiorische Maßnahmen sichergestellt ist, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind (Rz 64).

  6. Belegsicherung (Rz 67-70)
    bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z.B. durch lfd. Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch lfd. Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grundbuchaufzeichnungen oder durch lfd. Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.

  7. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
    Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen im Journal der zeitlichen Reihenfolge und auf Konten in sachlicher Ordnung dargestellt werden (Rz 96).

  8. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen (Rz 107-112)
    Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben (Rz 111).

  9. Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus sogenannten Vorsystemen und Stammdaten (Rz 113-124)
    Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, elektron. Dokumente und elektron. Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben.

    Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt werden (Rz 119).
    Beispiel (Rz 120): Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird.Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig.

    Auch bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse müssen die einzeln erfassten Geschäftsvorfälle aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung nur der Tagesendsummenbon (Z-Abschläge) genügt nicht mehr (Rz 124).
    Ab dem 01.01.2017 sind bargeldintensive Unternehmen verpflichtet, eine Kasse vorzuhalten, die Einzelaufzeichungen auf Bon-Ebene gewährleistet. Das Kassensystem muss maschinell auswertbar sein. 

  10. Scannen von Belegen (Rz 136-141)
    Für den Scanvorgang muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, die u.a. regelt wer und zu welchem Zeitpunkt scannt, wie die Qualitätskontrolle und die Protokollierung von Fehlern erfolgt etc.. Ist eine Verfahrensdokumentation erstellt worden, kann der Papierbeleg unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden (Rz. 140)

  11. Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (Rz 171-178)
    Die Finanzbehörde hat das Recht auf Datenzugriff, um die Einhaltung der Ordnungs- und Aufzeichnungsvorschriften zu überwachen und durchzusetzen. Die evtl. entstehenden Kosten hat der Steuerpflichtige zu tragen.
    Der Datenzugriff kann durch unmittelbaren Datenzugriff  auf das DV-System, durch mittelbaren Zugriff unter Mithilfe des Steuerpflichtigen oder durch Datenträgerüberlassung zur maschinellen Auswertung erfolgen. 

Fazit

Die Verwaltungsanweisung ist sehr konkret und beschreibt sehr detailliert, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an eine ordnungsmäßige Buchführung stellt. Werden die Vorschriften verletzt, drohen Zuschätzungen im Falle einer Betriebsprüfung!

Wir unterstützen Sie mit Rat und Tat!
Weitere Details können Sie bei Interesse in den angehängten PDF-Dateien nachlesen.

 

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